ご存じのように会社には様々な部署があります。
社員数が多くなればなるほど部署が細分化され、部署の数も増加し、より専門的になっていきます。
そして同じ部署でも、人によって担当する業務が違ってきます。
それで、同じ部署内でもほかの人がなにをやっているのかわからない、ということも生じてくるのです。
当初は小さな会社で、組織化されていなかった会社も、次第に大きくなり組織化され、社員の人たちの業務もマニュアル化されていきます。
そして、それに沿って仕事を進めるようになります。
業務のマニュアル化
人数の少ない企業であれば、個人にゆだねられる部分も多いのですが、会社の規模が大きくなると、業務も定型化されます。
規模の大きい企業では、管理職も一般職の人たちも、それぞれ人事異動で他部署に異動しますので、
マニュアルに基づく仕事を行うことは大切になってきます。
このように業務が定型化されていくと、人事異動もスムーズに行われます。
その上で業務の合理化を進め、組織の体質を強化していくことができるようになるのです。
ところで中小企業の場合はどうでしょうか。
中小企業はそのようにはいきません。社員個人によるところが大きく、しかも、それぞれの業務に関して、経験者を外部から採用します。
その採用された人は、かつて在籍した会社における過去の経験にもとづいて、業務を処理します。
したがって、入社した会社のやり方というよりも、ある意味で別会社のやり方で仕事を進めるということが言えるかもしれません。
もちろん、会社によって異なります。
人がおらず、新たに入社した社員にある一定の分野を任せるような場合ですと、自社の進め方はまだ確定しておりません。新たに入社した人のやり方になります。
したがって、その会社の業務マニュアルに基づく業務の遂行ではなく、個人の経験則に基づく業務の実施ですので、根本から異なります。
ただし、前任者からやり方を教えてもらったり、同じ部署の人から聞いたりするということはあるでしょう。
特に若い社員であれば、自分が以前勤務した会社で教わった仕事の仕方で進めるというよりも、
新しく入社した現在の会社でのやり方を、覚えて早く一人前になってほしいと会社側でも望むものです。
会社が経験者に望むこと
でも、ある程度の経験のある中堅どころの社員や管理職の場合、そうではありません。
会社側では、仕事の進め方にしても、従来の手法を変えて、新しく合理的な進め方に変えることを期待しているのです。
それはそれで大変良いことではありますが、業務の進め方が統一しておらず、それぞれの部署で異なってしまいます。
これではなかなか業務の組織化が進みません。
その人が退職してしまうと、その部署ではほかにできる人がおらず、業務が滞ってしまうということになってしまいます。
また、その人が他部署に異動すると、現在の仕事も一緒に持っていくということにもなりかねません。
仕事が個人について回ってしまうようになっていくのです。
ですから、会社として、それぞれの部署で、例外的なものは別として、日常業務を定型化し、
仕事が個人についてまわるようなことを次第になくしていくようにします。
組織の強化
また、会社が、世の中の情勢に応じて大きく方向転換をしようとしたときに、
会社組織が即座に対応できるよう、組織を強化していくことが大切です。
そのためにも早く業務を定型化させ、仕事が個人について回らないようにしておきます。
会社の組織が小さいうちは、管理職の人も実務をもちながら、管理職の仕事をしており、部署内を細かいところまで目がいきますが、
組織が大きくなり、次第に管理職の目が届きにくくなります。
そうなりますと、仕事が個人に固定化され、「個人の所有物」なってしまいます。
そして、これは私の仕事ではない、と仕事のえり好みをするようになります。
これは、管理職が部下の仕事を理解していないというところに起因しているのです。
したがって部下に気を使い、管理職も部下にあまり強くものをいうことができず、
部下は勝手気ままに仕事をしてしまうという悪循環に陥ってしまいます。
それが比較的多くある実例なのです。
そうしたことも含めて変革できるよう部署を統括する管理職に期待したいところですね。
機能する組織づくり
ところで、会社の目標を達成させるためには、組織が有効に機能するような仕組みを作る必要があります。
それには、いろいろ方法があると思いますが、部署内で業務が共有できる仕組みを作ることも一つの方法です。
そうすることで部署内での合理化や会社の方向転換を図ることがしやすくなります。
そのためには、まず日常業務を定型化し、ファイリングを徹底化することで、業務の可視化を図るようにします。
こうすることで、誰かが急に休んでもほかの人で対応できるようになり、お客様や他部署の社員の要求にもすぐに応えられるようになります。
本来の業務を部署内で共有化し、さらに部署の目標を共有化して、部署の社員の意識を高めていきます。
そして、それぞれの部署の目標を達成することで会社目標に到達することができるようになるのです。
組織力を高めることに関して、弊社ブログ『社員の能力を平準化し組織力を高める』をご参照ください。
まとめ
小さな会社だと、個人に仕事がついて回るようになってしまいます。
これだと、組織として行動していることにはなりません。組織力を強化するため、部署の業務を定型化・マニュアル化します。
そして、部署内の目標を明確にして、個々人の意識を高めるようにします。
そのためには、管理職の働きが欠かせません。