会社で働く社員の人たちは、日常業務を時折困難にぶつかりながらも、日々こなしております。
ただし、仕事の進め方としては、従来からのやり方でそのまま対応しているのが、一般的ではないでしょうか。
また、決まった仕事のほか、不定期に発生する仕事や、何かしらの問題が生じることなどもあると思いますが、
社員の人たちはそのときどきに応じて、臨機応変に対応しているでしょう。
従来的な日常業務の進め方
こうした日々の業務に対して、工夫しながら進める人もいるでしょう。
また、忙しいといって何も考えず、仕事に工夫をすることなく従来通りのやり方で進める人もいるでしょう。人それぞれです。
日常業務を前任者から教わり、その通りに進めるのが一般的だと思います。
そして、そうした仕事のやり方が、本来の仕事の進め方であると思ってしまうのです。
もちろんそれはそれで正しいのですが、時代と共に現在処理している仕事のやり方がそぐわなくなったり、会社の方針と合わなくなったりすることもあります。
そのような意味でも仕事を見直すことは大切です。
しかし、多くの場合、従来どおりの仕事の進め方から、抜け出すことができず、どんなに忙しくても、やり方を変えない人もおります。
その上、新しい仕事をするよう上司から指示されると、その新しい仕事の優先順位は低く、本来は後に回してもよい仕事から始めてしまいます。
そのような人たちは、日々忙しく、新しい仕事をする余裕がないと言い訳をします。
まっとうな言い訳のような気がしますが、でも根本的には的外れです。
なぜなら、現在処理している仕事を効率化し、指示された新しい仕事に取り掛かるよりも、現在のやり方で今の仕事を忙しそうに処理する方が楽だからです。
何かおかしな話ですが、忙しいと文句をいいながら、従来通りの仕事をする方が楽なのです。
人は同じ仕事を同じようにする方が、やり方も頭に入っていますし、ど
のように処理するのか、先まで頭に入っているので、「忙しい」のに先を考える必要がないため楽なのです。
日常業務の効率化の方法
しかし、先ほどもお伝えしておりますように、以前から行っている仕事の進め方が、現在において、ふさわしいのかどうか別物です。
場合によっては、非効率な手法もあるでしょうし、手作業をOA化したからといって、直ちに業務が楽になるかというと、状況により異なります。
最初の取り組みや設定方法が正しくないと、かえって、手間がかかったり、
ＯＡ化の場合入力作業を覚えるのに時間がかかり余計に手間取ったりするということもあり得る話です。
一方で、現在行っている仕事が、果たして自分の部署に本当に必要かどうか、ということを考えてみる必要があります。
そのためには、現在その部署で、行われている業務全体を、一度洗い出し、整理することが必要になってきます。
ただし、そのためには、一旦その部署の皆さんの業務を止めることになるので、大掛かりな作業になります。計画的に実施することが大切です。
なお、部署全体ではなく、部署の社員個々人の業務を、それぞれが見直すという方法もあります。
こちらの方が個別に実施できるので進めやすいかもしれませんし、現実的でもあるでしょう。
実際に行う方法としては、仕事の進め方に時間のかかる人から優先的に行うとよいでしょう。
なぜその仕事があるのか、現在どのように行って、他部署にどのように影響しているのかなど、自分なりに調べることで、道が開けます。
そして、作業中に何か自分で気づくことができれば、あとは本人が自分の業務の棚卸を率先して行うでしょう。自ら気づくことが大切です。
各個人の業務に対する意識の変化
このように、自分の業務に時間のかかる人や、仕事に優先順位をつけるのが苦手な人を中心に対応することで、部署内の組織の底上げができます。
中には、上記のようなことをしなくても、自ら様々な日常業務をこなしながら、日々の仕事の処理のしかた、あるいは業務そのものの存在に、疑問をもつ社員もいると思います。
そのような現場の意見は大事です。
管理者の人たちは、現場の意見を放置しないで、耳を傾け、聞き入れることが大切です。
しかし、往々にして現場の管理者は日々忙しく、「余計なこと」はしたくないという気持ちから、そのような意見を却下したり、放置したりしてしまいがちです。
このようなところから上司と部下の不和が生じやすくなるのです。
管理職の教育については、弊社ブログ『組織が機能するための管理職の教育』をご参照ください。
このように、社員それぞれが自分の業務について、見直しをする機会を設けます。
そして、自分の業務が他部署にどのように影響を及ぼし、会社全体の中のどのような位置付けになるのかも理解できるのです。
そして、部署内に活気がでて、業務が促進されます。
まとめ
社員の人たちは、自分の業務を従来からのやり方をそのまま踏襲します。しかし、それは時代とともに変わる必要があります。
各部署で仕事の棚卸をして、業務の見直しを進めます。
また、日常業務の進め方に疑問を持つ社員もおります。
社員からの意見や要望を取り入れ、業務に活かすことで、業務改善のみならず、社員のモチベーションも高めます。