社員の人たちは与えられた仕事をこなそうと、自分たちなりに日々努力しています。
ただ、人によって、努力している割には業務が進まなかったり、要領が悪いのか何度か同じミスをして、同じことを繰り返したりする人が意外に多いものです。
そして、そのような人たちは、仕事が遅れると、残業をしてでも何とかこなそうとします。
努力しても業務を片付けることができず、やむを得ず残業になってしまうのです。
特に責任感のある人たちはそのように頑張ろうとします。
個人の能力の違い
入社して日が浅い人であれば、仕事が遅れ残業することは、やむを得ないということも言えるでしょう。
会社にも慣れていませんし、仕事の仕方も以前の会社と異なるでしょうから、一人前になるまでに時間がかかります。
しかし、ある程度勤続年数を経た人が、そのように同じ仕事に対していつまでも残業しないと片付けられないというのでは頼りないですね。
もちろん、要領よく業務を済ませ、業務終了時間になるとさっさと帰宅してしまう人もおります。能力を発揮できる人とそうでない人が組織には混在しています。
いったいこの差はどこから出てくるのでしょうか。
個人の能力の差でしょうか。あるいはそのような人たちを指導する管理職の力量不足でしょうか。
これに関しては、どちらもあてはまると思います。
特に個人の差というのは大きいでしょう。
前向きに物事を捉え、積極的に行動する人であれば、業務が滞ったりミスをして仕事が遅れたりした場合でも、次回はきちんとしようと、いろいろ考えます。
ところが、あまりものを深く考えない人や受け身的な人だと、教えられた範囲内の仕事しかしません。
しかも、少しでも例外的なことが生じたら、もうお手上げ状態になってしまいます。
このようなことが生じるのは、会社の状況によっても異なりますし、一概には言えませんが、
会社あるいは部署の中で、仕事を本人まかせにして、組織化していないということが考えられます。
社員数が少ない会社で、このような状況でも業務が回っている間は、それでもよしとしているかもしれません。
しかし、将来もこのままで推移するとは限りません。
ほかの人よりも仕事をこなす人が何かの理由である日突然退職してしまうかもしれません。
また、新しい仕事が舞い込んできて、今のままではこなせなくなってしまうかもしれません。
社員の退職防止については、『退職防止』ページご参照ください。
こうしたことはいつ起こるかわかりません。将来のリスクに備え、今のうちに業務を平準化しておくことも必要です。
業務の標準化
ではどのようにすればよいのでしょうか。
それぞれの部署で行っている業務を分析し、それぞれ必要とされる能力、スキル、経験などを具体的に示し、その業務の力量を決めます。
どこかで聞いた話ですね。
ISO（国際標準化機構）による品質の標準化のためのマニュアルを作成するときにこのような話が出てきます。
やはり業務を平準化し、その業務を行う社員の力量を決めていくことが大切であるということなのですね。
そこで大切なのが、管理職の人たちです。社長ができるのは、号令をかけることで、それを実施するための具体的な指揮をとるのは現場の管理職になるのです。
管理職にしっかりと仕事をしてもらう必要があるのです。
管理職に関する教育については、弊社ブログ『組織が機能するための管理職の教育』をご参照ください。
そして、その業務に関しての社員の力量が決定し、担当している社員の力量が不足していれば、その部分について、教育計画を立て、育成していきます。
このようにすることで、次第に社員の能力が平準化していきます。
社員の能力が平準化することで、組織力を高めます。
まとめ
社員の能力はそれぞれ個々人によって異なります。
しかし、会社は同じ仕事を同じようなレベルで遂行してほしいのです。
そのためには、まず業務を平準化します。その後社員の人たちの力量を特定し、それに合わせた育成をして、社員の能力の平準化を進めます。
そして組織力が向上するのです。