業務の効率化を図り社内体制を強化する

会社で働く社員の人たちは、日常業務を時折困難にぶつかりながらも日々こなしておりますが、仕事の進め方としては、従来からのやり方でそのまま対応しているのが一般的ではないでしょうか。

また、決まった仕事のほか、不定期に発生する仕事や何かしらの問題が生じることなどもあると思いますが、社員の人たちはそのときどきに応じて、臨機応変に対応しているでしょう。

こうした業務に対して、工夫しながら進める人もいるでしょうし、忙しいといって何も考えず従来通りの手法で進める人もいるでしょう。人それぞれです。

 

日常業務を前任者から教わり、その通りに進めるのが一般的でしょう。

そして、そうした仕事のやり方が本来の仕事の進め方であると思ってしまうのです。もちろんそれはそれで正しいのですが、時代と共にそぐわなくなったり、会社の方針と合わなくなったりすることもあります。

そのような意味でも仕事を見直すことは大切です。

 

しかし、多くの場合、従来どおりの仕事の進め方から抜け出すことができず、どんなに忙しくても、やり方を変えない人もおります。

その上新しい仕事をするよう指示されると、新しい仕事の優先順位は低く、本来後でもよい仕事から始めてしまいます。

そのような人たちは皆さん忙しいから新しいことはできないといいます。

 

なぜそうするかといいますと、その方が楽だからです。

ややおかしな話ですが、忙しいと文句をいいながら、従来通りの仕事をする方が楽なのです。

 

人は前から行っているとおりに進めるほうが、やり方も頭に入っていますし、どのように処理するのか、先まで頭に入っているので、「忙しい」のに先を考える必要がないため楽なのです。

 

しかし、先ほどもお伝えしましたように、以前から行っている仕事の進め方が現在にふさわしいのかどうか別物です。

場合によっては、非効率な手法もあるでしょうし、手作業をOA化したから直ちに業務が楽になるかというと、状況によります。最初の取組や設定方法が正しくないと、かえって、手間がかかったり、入力作業を覚えるのに時間がかかり、余計に手間取ったりするということもあり得る話です。

 

一方で、現在行っている仕事が果たして自分の部署に本当に必要かどうかということも考えてみる必要があります。

そのためには、現在その部署で行われている業務全体を一度洗い出し、整理することです。

ただし、そのためには、一旦その部署の皆さんの業務を止めることになるので、大掛かりな作業になります。計画的に実施することが大切です。

 

なお、部署全体ではなく、部署の社員個々人の業務をそれぞれが見直すという方法もあります。

こちらの方が個別に実施できるので進めやすいかもしれませんし、現実的でもあるでしょう。

 

実際に行う方法としては、仕事の進め方に時間のかかる人を中心に行うとよいでしょう。なぜその仕事があるのか、現在どのように行って、他部署にどのように影響しているのかなど、自分なりに調べることで、道が開けます。

そして、自分で気づくことができれば、あとは本人が自分の業務の棚卸を率先して行うでしょう。自ら気づくことが大切です。

このように、自分の業務に時間のかかる人や仕事に優先順位をつけるのが苦手な人を中心に対応することで、部署内の組織の底上げができます。

 

中には、上記のようなことをしなくても、自ら様々な日常業務をこなしながら、日々の仕事の処理のしかた、あるいは業務そのものの存在に疑問をもつ社員もいると思います。

そのような現場の意見は大事です。

管理者の人たちは、現場の意見を放置しないで、耳を傾け、対処することが大切です。

しかし、往々にして現場の管理者は日々忙しく、「余計なこと」はしたくないという気持ちから、そのような意見を却下したり、放置したりしてしまいがちです。このようなところから上司と部下の不和が生じやすくなるのです。

 

このように、社員それぞれが自分の業務について、見直しをする機会を設けます。そして、自分の業務が他部署にどのように影響を及ぼし、会社全体の中のどのような位置付けになるのかも理解できるのです。

そして、部署内に活気がでて、業務が促進されます。

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