上司は部下に指示を出して、仕事を与えます。
若い経験の少ない社員であれば、上司は逐一指示を出して仕事が進むようにするでしょう。
ある程度経験している社員であれば、大まかな指示で、あとはその人に任せることになるでしょう。
社内に浸透していない報連相
一般に仕事を行う際に、上司は部下に指示を出します。部下の人はその指示にもとづき仕事をします。
途中経過や結果について、上司に報告をしますし、必要に応じて部署内の関係者に連絡を取ることもあります。
また、仕事を処理している最中に、問題が生じたりして、先に進めなくなることもあります。
そのような場合には、上司や先輩社員に相談することになります。
このように、仕事を行う場合には、報告や連絡そして相談をしながら前に進めることは、一つの業務を完了させる際に欠かせません。
一般に、この報告・連絡・相談の頭文字をとって「報連相」という言い方をします。
ところが、この報連相ができていない会社は意外に多くあります。
この報連相ができないこととして考えられるのが、部下の上司への報告をうっかり忘れたり、
報告そのものを面倒くさいと感じたりして、後回しにすることなど挙げられます。
また外出先で上司の顔を思い浮かべると、ネガティブな気持ちになり、連絡すること自体をやめてしまうということもあるでしょう。
一方で管理職側にも問題があります。
忙しくて、部下の報告を聞かない、あるいはメールで連絡があっても、
目の前の仕事を片付けるため、後回しにしてしまい、タイミングを逸することなどもあるでしょう。
もちろん、そのような上司はそう多くないと思います。
会社の中のそれぞれの部署で、管理職の人たちは、部下からの報告や連絡を聞いて、進捗確認をし、
業務が滞っていると感じたら、それなりの対応をする人もいると思います。
そのような人でも、場合によって、報告や連絡を受けるのを後回しにしてしまうこともあります。
報連相を部署内で活かすには
どのような状況であっても、大切なのは、現場の管理職が部下からの報告や相談などをどのように運営するかです。
スムーズに行うことができれば、組織運営も格段に向上します。
部下の人は、都合の悪い情報や、自分が所属する組織にとって良くない情報は、上司に報告しにくいでしょう。
部下の人は組織のことより、自分のことを考えます。
上司や先輩から叱られる、あるいは次からその仕事を受け持たせてもらえなくなる、など様々な悪いことを考えてしまいます。
もちろん、このようなことは人によりますので、
悪い情報を先に上司に連絡し、次の指示を仰いで、問題を乗り切るという人もいると思います。
でも、組織にはそのような人ばかりではありません。
一つひとつ経験させ、自分で判断できるように育成しなければならない人も、多くおります。
本来、組織にとってマイナスになる情報ほど早く上司に報告しなければなりません。
取引先とのトラブルや商品のご配送など様々なケールがあるでしょう。
会社の信用を損なわないようにするためにも、迅速な対応が求められるところです。
そのようなことを避けるためにも、現場の管理職は、部下が報連相をしやすい環境をつくることが大切なのです。
日頃からの上司と部下のコミュニケーションが不可欠です。
上司からしたら、部下から失敗やミスの報告を受けるのはいやですが、できるだけ早く受けられるようにします。そして、なぜそうするべきかを常に部下に教えることです。
また、決して怒りに任せて部下を叱ったりしないようにしなければなりません。
部下の人が次におなじようなミスをしないようにするため、なぜ自分がミスをしたか、自分で理解できるようにさせます。
そうすることで、部下の人も成長しますし、部署としての力の底上げにもなります。
同様に、連絡や相談についても、日頃から行えるように雰囲気を醸し出すようにします。
そうすることで、組織にまとまりができ、風通しのよい組織となり、組織力がついてくるのです。
コミュニケーションの強化については、弊社ブログ『コミュニケーションを活性化し情報を共有化する』をご参照ください。
まとめ
部署内で仕事をうまく回していくためには、部下からの報告・連絡・相談が欠かせません。
会社のリスクを未然に防いだり、業務やプロジェクトの進捗を確認したりする上でも、報連相が必要となります。
そのためにも、管理職は冷静に判断する共に、報連相ができる雰囲気を作り出す努力が必要です。