大きな会社では、人事の仕事を行うため、人事部という部署を設置しております。
小さな会社の場合、人事部ではなく、総務部あるいは管理部という部署の中に人事部門の機能を設定し、人事の仕事も兼務するという形をとっている企業が多くあります。
もちろん、会社によって部署の名称は異なります。
社員数が少ないため、部署を細かく分ける必要がなく、少ない人数で幅広く業務を行ってもらうため、それに応じた部署の名称にしているのです。
その分、その部署の社員の人たちに割り当てられる業務は、人事の仕事や総務の仕事など、かなり広範囲に及びます。
人事部門の業務
人事関連部門の担当者が業務を行うためには、その部門に関する知識も必要でしょうし、締め切りのある業務は、スケジューリングを行い、優先順位を決めて取り掛からなければなりません。
そのような面でも結構大変な業務です。
しかし、規模が小さいからといって、しなくてもよいという仕事はありません。
小さい規模の会社でも、大きな規模の会社でも、業務は同じように存在します。
ただ、その中でも、外注に依頼できる仕事もあれば、内部で行わなければならないような仕事もあります。
重要度はそれぞれ仕事の内容によって異なります。
そして、その重要度の高い仕事をどのように対応していくのかにより、今後の仕事の在り方が変わってくるのでしょう。
そうしたことを踏まえた上で、今後の人事部門の組織の在り方や、対応すべき業務の見直しを実施していく必要があります。
中小企業における人事部門の変遷
ところで、人事の仕事とはどのようなものがあるのでしょうか。
一般の人が目に触れるものとして、採用や社員研修、給与計算や社会保険の手続き、そして、残業時間の計算、健康診断の手配や規程集の改廃など、さまざまな業務が考えられます。
もちろん、これ以外にも細かな業務はあります。
書き出すとかなり多くなってしまいますので、これくらいにしておきましょう。
中小企業では、こうした業務を行いながら、部署に存在するほかの仕事もこなしているのです。
幅広い業務をこなすには、ある意味で、熟練が必要になるでしょう。そのためには、そうした業務に就いてから、慣れも必要です。
しかし、その人が病気等で休んでしまった場合、代わりがおりませんので、余力を持つ意味で、増員することも考えられます。
でも、コストを考えると、こうした仕事に対して社員を増やすことは難しいと思われます。
業績が好調で、売上も毎年伸びている会社であれば、それでもいいのでしょうけれど、あまり業績が芳しくない会社では、増員は更に難しいでしょう。
また、現在業績が好調の会社であっても、いつかは市況が悪化し、次第に不況に陥っていくことも考えられます。
そのような面では、すぐに増員を図ることに対して、抵抗感が生じるのです。
かつては、人事部の仕事自体が、このように事務処理的な業務が多くありました。今でもそうかもしれません。
また、多くの中小企業では、そうなのかもしれません。
しかし、1990年代ごろより、欧米の企業の間で、人事部門の業務が、管理的な業務が中心であったところ、売上を上げる部門など、他の部署と共に人事部門の人が、その他の部署の責任者とともに、部員の育成や採用に関わるようになってきました。
これは大きな変化で、人事部門の機能を改定し、組織を柔軟に活用することで、組織の能力の底上げを図るようになったのです。
時代背景や景気の流れなどにより、そのようにせざるを得なかったのでしょう。
今後の中小企業の人事部門の業務
そして、こうした流れは日本の企業にも及ぶことでしょう。しかし、国内企業はあまり変化を望まないようです。
従来的な考えや文化に慣れており、社員の人たちも慣れている方が安心するようです。
社員の意識改革については、弊社ブログ『社員一人ひとりの意識を高め組織力を向上させる』のページをご参照ください。
特に中小企業では、できるだけ変化をさせず、現状のままの方がよい、という考えが中心であると思われます。
ただ、外部環境が突然変化し、その後、変化に対応しようとしても、組織が対応できず、流れに埋もれてしまうという話はよく聞きます。
あるべき姿は急には創れません。現状で良いという考え方が中心であっても、時間をかけながら少しずつ進めることで、成功するでしょう。
そのためにも、人事部門の働き方や業務内容について、見直しをして、少しずつでも、変化を進めておくことは大切です。
業務の効率化について、弊社ブログ『業務の効率化を図り社内体制を強化する』をご参照ください。
中小企業における人事部門の業務の見直しに関して、従来的な管理業務中心から、各門（特に売上等に関連する部門）と共に部署を強化していくという業務に変化していくことでしょう。
具体的には、採用と教育ということになるのでしょうけれど、欲しい人材や部署の社員の育成などは、必要に応じ、計画を立て実施することになるでしょう。
そして、人事部門の人たちの業務の見直しにもついても、増員の代わりに外注化することで、現有人員で対応するようにします。
まとめ
人事部門の業務は、超長期的に考えると、業務自体が変化していきます。中小企業においても、将来の組織の底上げを図る上でも、人事部門の業務を見直し、既存業務を外注に出し、新しい業務を用意することで、変化に対応していきます。
