一般に、景気が悪くなると、世の中では、昔から3Kを中心に、経費削減が実施されてきました。
この3Kとは、広告費、交際費、研修費の3つの頭文字のKを取って3Kという言い方です。そのような表現をしていた時代もありました。
企業規模や企業文化などによっても異なりますが、確かにこの3つは金額も大きく、削減することで、当面の経費削減になり、業績の改善はなるでしょう。
長期的な経費管理
急場をしのぐには良いかもしれませんが、長期にわたるとそれなりに影響が出てきます。
特に研修費は、景気が悪くともある程度は確保したいところです。
そのようなことを踏まえると、日頃から経費の削減に注視し、活動していくことは必要であると思われます。
そのような意味でも、費用は長期的に管理していくことで、景気後退に備えることができるのでしょう。
もちろん、年度予算や中期の経営計画でも経費の管理は行っているでしょう。
しかも、売上は景気や外部の不確定な要素によって、左右します。
ところが、外的要因で売り上げが突然下落した場合でも、費用とくに事務所家賃などの固定費は一定額でコストとして計上されていきます。
したがって、その時点で対応しても遅くなってしまうのです。
経費削減を実施する項目
ところで、景気が悪くなって、経費削減を実施しようとする場合、
一般的に、コピーの枚数を減らすとか、昼休みに消灯するとか、など物理的なところが求められることが多くあります。
精神的にコスト削減を意識づけ、会社経費の使用について慎重になる、という点ではそれなりに効果があるでしょう。
しかし、そのような経費の削減をしたところで、実際にはさほど削減の効果はありません。
むしろ、社員の人たちの精神面にマイナスの影響を及ぼすことのほうが心配です。
消耗品などの物品関係を削減しても、せいぜい1割削減がいいところでしょう。
一般管理費の場合、大きな割合を占めているのが、事務所家賃であり、人件費です。
このような金額が大きな費用は長期的に管理していくことが大切になります。
事務所家賃の軽減も、移転費用をカウントすると、坪単価が安くなったとしても、
移転関連費用などを計上すると、経費削減が表面に現れるのは、ある程度年数を要します。
そうしますと、引っ越しによる経費削減は数年単位で計算をすることになります。
また、固定費用は家賃以外もあり、他の経費を考慮した上で、各年度の費用が均一化されるように計画した上で進めます。
そのように考えますと、人件費も含めた上で、会社全体に係わる費用を含めた削減策を行うことになり、
大きなプロジェクトになるということがいえるでしょう。
安定した企業運営を図るには、戦略的に経費を計画していくことが必要です。
経費削減から投資へ
一方で、企業経営を行う上で、将来への投資も必要になります。
例えば、業務の効率化を目指し、OA化を進めるということもあるでしょう。
ハードウェアよりもソフトウェアのほうが高額であることもあります。自社用にカスタマイズするとなおさら費用を要します。
しかも数年にわたり減価償却をしなければならず、経費削減の一方で投資を考えるとかえって経費増に陥ってしまうこともあります。
さらに急な為替の変動など、予期せぬことで、景気が左右されることもあり、
投資の計画が途中で修正を余儀なくされることもあります。
ではどうすれは良いのでしょうか。
そのためには、今後予想される売上および利益に対して、人件費の増加を抑えるようにするということが考えられます。
でも、現場では、増収増益のためには、社員が足りないので増員を要求します。
しかし、彼らの要求は、現在の仕事の仕方を前提にしております。
まだ、営業は売上を上げる部門なので、多少の増員はやむを得ないでしょう。
しかし管理部門の増員はできる限り控えた方がよいでしょう。
そのためにも、管理部門の強化が求められます。
管理部門の強化については、弊社ブログ『管理部門を強化し収益の拡大を図る』をご参照ください。
増員を検討する際に、数年間にわたる人件費の増加をシミュレーションしてみることです。
そのうえで、収支計算を行います。予想外の数字になるかもしれません。
管理部門の人員を抑えるためには、現状の業務を見直し、現在の人員で対応できる仕組みを検討することです。
業務全体を見直すと、社員の中には必ずしも必要とは思われない資料をつくったり、
上司が自分のための資料を部下に作らせたりなど、問題点が明らかになります。
そしてOA化をせず、手作業で時間がかかっていたりする業務もあるでしょう。
あるいは、決裁権限規定など社内規定が、業務のスムーズな流れを阻害しているということもあるかもしれません。
更にはほかの部署でも同様の仕事をしていたなど、見直すことで、結果的にだいぶ経費削減ができます。
そして、その分で、将来への投資ができ、合わせて戦略的に経費削減ができるようになります。
まとめ
経費削減で物品などの削減は限界があります。
固定費を長期的に管理し、長期にわたる削減で大幅な削減が可能になります。一方で、会社としては投資を続けることも大切です。
これは、IT関連なども想定されますが、先に投資に資金を提供し、数年かけて回収するといった計算を踏まえて進めていきます。