会社の中には、いろいろな部署があり、中で働いているさまざまな人たちにより、その部署が構成されております。
そしてその人たちは、基本的に上司の指示に基づいて、仕事をしております。
社員の人たちは、自分仕事をしているとはいえ、突然上司から他の仕事をするよう指示をされることもあります。
上司からの仕事の指示
部下の人は、自分で計画を立てて仕事を進めております。
しかし、新たな仕事が加わると、せっかく立てた計画が無駄になってしまうこともあります。
もう一度計画を立て直すか、あるいは、急に指示があった仕事を先に済ませ、その後中断した自分の仕事を再開するということになります。当然残業です。
自分の仕事が急ぎでなければよいのですが、
その仕事が急ぎであり、しかも上司から新たに指示された仕事も急ぎの仕事となると、本人としては、予定が崩れてしまい、たまりません。
夕方に何か社外での予定を組んでいた人もいるかもしれません。
その予定をキャンセルすることになります。
したがって、文句の一つも言いたくなるでしょう。
部下の人たちは、日々の仕事で手一杯であり、他の仕事の依頼があり、勤務時間内で済ませることができる人はあまりおりません。
もちろん、部下の人たちすべてが、そういうわけではありません。
人によっては仕事に余裕があり、他の社員と世間話をしている人もいるかもしれません。
逆にそのように仕事に余裕のあり、手持ち無沙汰の社員がいるのであれば、部署内の業務の見直しをしなければならないでしょう。
組織の中では、多くの社員がそれなりに、自分の仕事をこなしており、忙しくしています。
また、中小企業では、一人ひとりに任される仕事は異なります。
時間的に余裕のある人に、仕事を依頼しようとしても、その人の担当外の仕事であるということもありえます。
なぜか、昔から忙しい人ほど仕事が回ってくるようになっているようです。
忙しい人も自分の仕事のやり方に工夫を加え、時間を確保してもらいたいものですが、忙しいと、なかなか工夫をする時間がありません。
従来のやり方で進める方が楽なので、どうしても、忙しい時に業務のやり方を変えることに躊躇してしまいます。
（難しい業務を対応するための社員教育については、弊社ブログ『難しい業務を指示する際の社員への教育』をご参照ください。）
上司による部下の業務の把握
上司の人は、部下がどのような仕事をしているのか、ある程度は理解しています。
しかし、詳細までは分かっていない人もそれなりにおります。
管理職によっては、部下が何をしているのか、ほとんど把握していない人さえいます。
そのような中で、部下に新しい仕事を依頼しても、嫌がられるだけです。
やはり、業務を平準化させるためにも、業務の透明化が必要となります。
仕事の分担をはっきりさせても、部下の人たちの力量によっては、同じ仕事でもこなす時間もそれにとりかかる業務量も異なってきます。
管理職にとって、この部下の力量は、部下の人たちが行う、日常業務の進み具合を把握することとも、大切な仕事の一つです。
ではどのようにするのでしょうか。
定期的に対象となる部下と会議を開き、業務の報告を受けたり、業務ごとにスケジュールを管理したりするなど、様々な方法が考えられます。
（業務の報告等、報告連絡相談については、弊社ブログ『報連相を実践し組織を強化する』をご参照ください。）
ただ、それだけでは十分とは言えないでしょう。
部下の業務の内容や、進捗度合が分かったら、次に、業務そのものに一定のルールを作ります。そして、それぞれの仕事を私物化させないようにします。
つまり、その人でないとわからない、という形にしてしまうと、進捗管理が難しくなってしまいます。
ファイルを共有化し、ファイルで仕事してもらうようにします。
担当者の頭の中にだけあると、進捗がわかりませんし、急に休んでしまったら、その業務がだれもサポートできなくなります。
そのように、少しずつ時間をかけてでも、業務を共有化します。進み具合もわかるようになるのです。
（効率的な組織運営については、弊社ブログ 『効率的に組織を運営し部門目標を達成する』 をご参照ください。）
まとめ
上司から部下の仕事はなかなか見えません。忙しい社員に余計な仕事をさせてしまうこともあります。
上司としては、会議など何かしらの方法を駆使して、部下の仕事について把握します。
同時に、業務を共有化することで、部下の仕事の進捗具合を都度確認し、部署としての業績を向上させます。