コミュニケーションは、会社で業務を行うにあたって、基本的なことであると同時に重要な手段でもあります。
しかし、情報が共有化されていないということがよくあります。コミュニケーションが十分に機能していないのでしょう。
会社の中で働く社員の人たちは、情報が伝達されても、人によっては、情報そのものを忘れてしまったり、
あるいは重要でないと感じて気に留めなかったりなど、とらえ方はまちまちです。
もちろん、コミュニケーションの重要性を理解し、情報を社員に浸透させることに努力している会社も多くあります。
中小企業における情報共有
管理職によって、コミュニケーションの重要さを理解し、部署内全体で情報を共有させようとしている人もおります。
特に社員数の多い会社ほど工夫を凝らし、様々なITツールなどを利用して、情報共有に努めているようです。
ただし、社員数の少ない会社やIT関連にあまり予算を投じることができない会社などは、大企業の手法をまねることは難しいでしょう。
とはいえ、なにも手を打たずにいると、結果的には会社の成績に影響を与えることにもなりかねません。
また、コミュニケーションの重要視は、情報伝達のみならず、それぞれの意思疎通を図ることもあり、
それぞれの部署において、目標に向かって進む上でも非常に大切です。
ところで、こうしたコミュニケーションにもとづく情報共有は、管理職から部署内の社員の人たちに伝えられるようにすべきです。
しかし、なかなかそうしたことができていない会社も多々あります。
中小企業にあっても、十分にコミュニケーションができている会社もあります。
おそらく、そのような企業は、業績も向上していることでしょう。
十分にコミュニケーションができている会社でも、中には管理職自身が、部署内で共有すべき情報を部下に伝えてないこともあります。
部下の人たちは、場合によって不必要な行動をすることになるかもしれません。
そうなると、その部署は、組織として動くことができなくなってしまいます。
なぜ、こうなるのでしょうか。
（社員との意思疎通については、弊社ブログ『社員との意思疎通を図り組織を強化する』をご参照ください。）
効果的な情報の共有
大手の企業の中には、部長会議での会議の内容が、その日のうちに末端の社員まで届くようにしている企業もあるようです。
この話は、インターネットや電子メール、さらには携帯電話などもない、昭和のアナログの時代における話です。
このように、アナログの時代にあっても、自分たちで様々な工夫をしているのです。
近年、様々なITツールがあり、便利な時代になりました。
こと情報に関しては、IT技術の到来により、大変便利になり、さまざまなソフトウェアが出回り、情報共有が容易にできるようになっております。
しかしながら、ITに投資したから十分にITツールをこなし、情報を取りに行くということができるかというと、必ずしもそうは思われません。
個人の資質もあり、デジタルがすべてに優位に立つわけではないように思われます。
人によって、デジタルが苦手な人もいるでしょう。
また不必要な情報まで取りに行ってしまい、無駄に時間を費やししまう人もいるでしょう。
そのような意味でも、IT技術を駆使せず、やり方によって、十分コミュニケーションを取ることができるようになるのです。
情報共有における管理職の役割
そのような点を踏まえると、ここでも管理職の役割が大切になってきます。
管理職が必要であると思った情報を、間髪を入れずに部署内の社員の人たちと共有していくことが必要です。
先送りすると情報が古くなってしまいます。
情報伝達の手段は、会議や電子メールなど、いくらでも方法はあります。要は管理職が認識しているかどうかなのです。
また、部下の人たちも、上司からの情報をその他の個人的に入手する情報と同列にするのではなく、しっかりと理解しておくべき情報であると、認識することが大切です。
そのためには、上司と部下の日ごとからのコミュニケーションが必要となります。
もちろん、多くの会社多くの組織で、すでに上司と部下とのコミュニケーションは十分にとれていることでしょう。
しかし、部下の人たちにも、情報にも優先順位をつけて、自分なりに管理する心構えも必要です。
そうすることで信頼感が芽生え、組織としてうまく機能するようになります。
そして、会社としては、研修などを通じて、管理職や一般社員の人たち双方の認識を正しい方向に導いていくことが求められます。
（コミュニケーションについては、弊社ブログ『コミュニケーションの仕組みを作り社員の共感を図る』をご参照ください。）
まとめ
会社や部署内の情報が社員に正しく伝わらないと、
社員の人たちが無駄な動きをすることになり、その結果、会社が違う方向に移動してしまうかもしれません。
中小企業はIT技術を使って情報共有する余裕はありません。昔ながらのアナログでも十分コミュニケーションは図られます。
その場合、現場の管理職の人たちの役割が大切です。同時に会社も研修を通じて社員の意識を高める努力をする必要があります。