組織と一口にいっても、営業やマーケティング、そして人事や財務など様々な部署があります。
そして、それぞれの部署で社員が働いており、自分たちの業務をこなしております。
当然のことですが、それぞれの部署で行っている仕事は、業務内容が異なります。
そして会社全体として捉えると、それぞれの部署の動きが大きな流れとなって、一つの方向に向かい、会社目標を達成していくのです。
自分の仕事に対する姿勢
それぞれの部署で働いている社員は、上司の指示や、決められた業務など、
それぞれの部署が行うべき業務に基づいて、与えられた自分の仕事を行います。
社員の人たちは、それぞれ自分の部署であれば、部署内の他の人が行っている仕事について、ある程度は分かっております。
しかし、他の部署仕事の内容となると、よくわかっていません。
また、自分の業務がどのように会社に関わっているかについても、概略はわかるでしょうけれど、
会社全体の中における位置づけとしては、よくわからない人もいることでしょう。
もちろん、そうではなく、会社全体のことを理解した上で、仕事をしている人もいるそれなりにおるでしょう。
でも、そういう人たちは、組織の中ではあまり多くおりません。
社員の人たちの中には、仕事が多く大変忙しいといった多少の不満も持っていたとしても、それなりの給与を受け取っており、これで良いと思っている人たちもおります。
そのような人たちは、目の前の仕事に集中し、他のことを考えることは、あまりしません。
なぜなら、余計なことを考えると集中できなくなり、余計仕事に時間がかかってしまうからです。
忙しくても、慣れた仕事であれば、十分こなすことができます。したがって、変化を好みません。
そういう人であっても、与えられた仕事をしっかりとこなしてもらえればまだましです。
中には、自分のペースで仕事を行い、就業時間内に業務を終了させず、時間外勤務まで業務が及び、不必要な残業を行ったりするような人もおります。
部署を預かる管理職としても、何とかしたいところです。
（業務の基本の理解については、弊社ブログ『業務の基本を理解しさらに成長を促す』をご参照ください。）
部署内の社員の実態
このように一つの部署の中には、様々な人たちが働いており、部署全体を通してみると、必ずしも組織が十分に機能しているとは言えません。
もしかすると、多くの部署で抱える問題かもしれません。
先ほどの例ですと、残業代などのコストのみが上昇し、なかなか思うように成果が出ません。
管理職としては、働いている社員の人たちに対して、効率化、合理化を進めるよう指示を出そうとするでしょう。
しかし、管理職が横から口を出しても彼らは動きません。かえって煙たがられます。
彼らは、上司が言うように、現在の仕事の仕方が正しくないと感じているかもしれません。
忙しくていろいろなことを考える暇がなく、とりあえず慣れている現在のやり方で進め、たまっている仕事を片付けようと思っています。
そのような中でわかっていることを言われると反発してしまうのです。
また、中には現在のやり方が正しいと感じており、余計なことを言ってほしくない、仕事が増えるだけであると、思ってしまう人さえいるのです。
（業務の効率化については、弊社ブログ『業務の効率化を図り社内体制を強化する』をご参照ください。）
管理者による組織の効率的な運営
部署内の人たち全員を、同じ方向に向けさせることは大変です。
なかなか部下の人たちは、こちらの思うように動いてくれません。
一般的に、コミュニケーションを密にして情報を共有することで、意思の疎通が図れるというお話をよく耳にすることがあります。
もちろんコミュニケーションは職場では大切な手段です。
しかし、それだけでは不十分です。
上司の考えを理解したとしても、部下の人たちの意識は、まだ元のままなのです。
各部署には年度ごとの方針や目標があると思います。
また、会社には経営理念や経営方針などもあります。まず、そこから一歩ずつ進めていくことも一つの方法です。
部署の目標のほうがいいかもしれません。
共通の目標を持ち、その目標に近づくことで、共通の認識ができてきます。
スポーツでも同じようなことが言えます。
共通の目標を持つことで、意識が高まり、優勝に近づいていくのです。
優勝までいかなくても、予選で何度か勝利するだけでも、共通認識が高まっていくのです。
自部署の目標があっても、それを充分に活用していないケースも多々あると思います。
部署内の共通の目標をそのまま放置することなく、実践していくことにより、それぞれの距離感が縮まってきます。
その間、定期的なミーティング等コミュニケーションは必要です。
そして、多少時間はかかりますが、部下の人たちは、次第に与えられた指示であっても、前向きに捉えられるようになるのです。
（機能する組織については、弊社ブログ『有効に機能する組織を作り会社目標を達成する』をご参照ください。）
まとめ
各部署の社員は、従来通りの仕事の仕方で、仕事を進め、変化を好みません。
業務の効率化を進めたい管理者としては、部署の目標を設定し、それに向かって組織が動くように仕向けます。
そのためには、コミュニケーションを通じ、部下の理解を得るようにします。