会社にはさまざまな部署があります。大きく分けると会社の売上を上げる部門、その営業部隊をサポートする部門、そして会社全体の仕事に係わる部門とがあります。
日々業務をこなしている社員は、それぞれ自分の部署で自分が担当する業務を処理しています。
そして、それぞれの社員が行っている仕事は、大きな枠組みの中で捉えると、会社全体として、ひとまとまりの大きな仕事をしていることになります。
つまり、会社としての機能を果たしているということになるのです。
管理部門とは
一般に会社全体に係わる業務を行う部門を管理部門と称しております。
管理部門と一口にいっても、人事や総務、財務といった機能に応じたいくつかの部署があります。
当然それぞれ役割が異なります。
また、社員数が増えるごとに仕事が細分化され、部署がさらに分かれたりするようになります。
もちろん会社の方針によって組織も決まりますが、おおむね社員数や事業の規模などによってある程度決まってくるようです。
そして、人数が多いほど、部署が専門的になっていくということです。
営業部門は一般に売り上げを計上する部署ですので、営業部門で行うことは、他部門に比べわかりやすいでしょう。
それに対し、管理部門は、先ほども述べましたように、人事や財務といった部署が思い浮かべますが、
どのようなことしている部署なのか、わかっているようで、わからないものです。
傍から見るのと、実際のそれらの部署に就いて、内部から見るのでは、だいぶ違います。
管理部門の業務
管理部門のそれぞれの部署では、法律や行政の指導、あるいは業界の慣例など、いろいろなしがらみの中で仕事をしています。
それでも管理部門の人たちが行っている仕事は定型処理もそれなりにあり、そうした部分などを中心に、合理化を行おうとすれば、できそうな部分もあります。
管理部門に限らず事務を行う人は、自分が行っている仕事で、前任者から受け継いだものは、
変更したり合理化したりせず、言われたとおりに行おうとする人が結構います。
どちらかというと、何も考えずに前任者からの引継ぎどおりにそのまま処理しているだけ、というケースが多いようです。
本来であれば、仕事に慣れてくると、なぜそうしているのかとかこの仕事は必要なのかとかと思うこともあるのですが、
そのようなことを考えない人も多くいます。
なぜなら、そのほうが本人にとって楽だからなのです。
管理部門に権限をあたえると、中央集権的になり、他部署の社員に対して高圧的になりがちです。
たとえば、申請書に何か不備があると、再提出を要求したりします。
本来申請書などは、簡単に記入できるようにすればよいのですが、そうすると仕事が減ってしまうので、申請書の記載を複雑なままにしておくのです。
まるで役所の仕事のようですが本人はそれで満足しているのです。
逆に営業部門に力が集中すると、自分たちが稼いでいるので、会社が存在していると思い込んでしまいがちになります。
自分たちがいなければ、他部門の人たちは存在できないなどと言ってしまうこともあります。
どちらのケースも対立を生じさせやすい事例といえましょう。
それぞれの部門は、会社の中での機能を果たしているだけですので、物事にはバランスが大切であり、それぞれが反目することではないのです。
管理部門の業務の改善
しかし、このようなことは、当事者にはなかなかわからないものなのです。
一般的にかなりの数の会社が存在していますが、それらの会社のうち、
それぞれの部門が協力し合いながら、会社全体が前へ進むように、仕事をしている会社はどれだけあるでしょうか。
営業部門の担当者と、管理部門の担当とでは、会社を見る見方が異なるのです。
さて、このような中で管理部門に対してどのようにしていけば、業務の質が向上するのでしょうか？
管理部門は、営業のように売り上げを挙げる部署ではありませんので、あまり社員数は増やしたくないところです。
忙しいという理由だけで増員すると、会社の売上が滞ってしまうと、すぐに余剰人員が生じてしまいます。
それよりも、日常行われる業務を定型化し、業務をやりやすくするとともに、仕事を選別し、不要な仕事を廃止するように持っていくことが大切です。
少しずつ合理化していくのです。
また、一般に管理部門では、特定の人に業務が集中する傾向があります。
たぶん仕事を頼みやすいのでしょう。
しかし、あまりにも忙しすぎると、仕事がいやになり、退職してしまうリスクがあります。
社員の退職防止については、『退職防止』ページご参照ください。
そうしたリスクを解消するためにも、部署の業務を分析し、不要な業務を廃止する方向にもっていくことが必要なことです。
そして、業務の効率化ということも大切なことではありますが、管理部門の人たちがいかに経営目線で業務に接するかということが大変重要です。
例えば、近年情報の漏洩が叫ばれるようになりましたが、
総務担当の人が、コピー機の設置場所を管理職の前に置くだけでも、書類をコピーする人たちは心理的に緊張感が生じます。
不要なコピーを取ったり、コピーした用紙の取り忘れをしたりすることが防げるようになるのです。
このように管理部門の人たちが経営の視点で業務をするようになると、管理部門が戦力化していきます。
そして、そのように導くのが管理職の仕事になるのです。
まとめ
営業部門と管理部門とでは、その役割が異なります。
管理部門はその機能に応じて部署が作られ、社員の人たちもそれに応じた業務に携わっています。
管理部門の業務に関して、効率化することおよび経営目線で業務を見直すことで、戦略的に業務改善が図られるのです。