人数の少ない会社の場合、どちらかというと社員数は同じ数を保つことが多いようです。
売上が急速に増加するわけではありませんので、経営者が現状維持を考えた場合、無理に社員を増やす必要もないわけです。
従って、新規に顧客が増加し、現状の社員数では対応しきれず、社員の増員が必要である場合や、退職者の補充となど、
何か理由があった場合に社員の採用が行われます。
中小企業での採用活動
このように、社員の採用が必要な場合、自分たちで採用活動を進めることになります。
しかし、社員を採用する経験が乏しいので、どうしたらよいかわからないのが実際のところなのです。
それでも、見様見真似で採用活動を始めますが、成果が出ません。
ハローワークを利用したが、経験者からの応募がなかったとか、求人広告媒体に予想以上にお金をかけたがあまり人が集まらなかったとか、こういった話はよく聞きます。
臨時に発生した採用業務ですが、他に自分の仕事があり、片手間に採用業務を行うようになります。
腰を落ち着かせて採用活動を行うわけではありませんので、うまくいくはずがありません。ある意味やむを得ないと思います。
それでも採用はタイミングが大事なので、たまにうまくいくケースもあります。
社員を採用するに当たり、自社の社員を担当者にし、採用業務全体をお願いしようとするのでしょうけれど、ひとつの大きな業務を押し付けるのは無理があります。
彼らはそれぞれ自分の仕事を持っており、日々忙しく働いているということを認識する必要があります。
中小企業が採用を行う際に検討すべきこと
忙しい自社に社員に採用業務を依頼する場合、なるべく外部の業者を使い、採用担当の社員をサポートしてもらうようにすることです。
例えば、人材紹介会社であれば、内容を細かく詰めと後は、先方の担当者が活動します。自社の採用担当は候補者が出てくるのを待つだけとなります。
その間、その担当者は自分の仕事を進めることになるのです。
もちろん、それなりに費用はかかりますが、自社の採用担当者の時間を削減したり、
少しで早く社員を採用したりするという時間的側面では有効でしょう。
人材紹介会社の営業担当の個々人の資質にもよりますが、顧客からの話を聞いて、すぐ対応する人もおりますが、一向に期待したとおりに行動してくれない営業担当もおります。
なかなか候補者を出せなかったり、候補者が出てきても、依頼した内容と異なる候補者を出してきたりします。
こうしたことは、人材会社の営業担当の性格にもよりますので、人によって対応の仕方を変える必要があるのですが、
まず必要なことは、少しでも会社全体のことを理解してもらうことです。
人材紹介会社との付き合い
まず、人材紹介会社の担当者に、具体的な話をして自社のことを理解してもらいます。
彼らもホームページ等で自社のことを多少は理解しているでしょう。
しかし、表面的なとこで理解が止まっています。会社の特徴だけでなく、課題も明確に伝え、現状を理解してもらった上で、候補者を探してもらうのです。
具体化することで彼らのイメージがわきやすくなります。
そして担当営業との人間関係も大切です。
彼らも顧客と気心が知れるようになると、優先して行動してくれるようになります。
きわめて昭和の時代を感じさせるような話だと思われるかもしれません。
デジタル化した世の中とはいえ、業者とお付き合いもそれなりに意味があります。
関係を深めることで、様々な情報を得たり、最近の業界の情勢など歩いて集めた情報を教えてもらったりすることも多く、大変勉強になります。
人と人のつながりは仕事をしていく上での醍醐味といったところでしょうか。
以前勤めていた会社でも、担当営業が来社し、様々な話をしますが、仕事と直接関係のないし話をすることで双方が盛り上がり、気分転換になるということもありました。
忙しい中での気が休まる時間でもあります。
相手方も同様に感じたりしますので、比較的無理なことでも応じてもらえるようにもなります。
採用事務代行の利用
また、採用関連の事務を代行する会社に丸投げすることもよいでしょう。
採用の事務を代行する会社もそれなりにあるようです。突発的に採用業務が発生し、社内で対応できないケースも多くあると思います。
そのような会社では、採用代行の利用も視野にいれて検討してもよいかもしれません。
突発的な業務が生じた場合、自社の社員だけで進めると余分な仕事が増え、本業がおろそかになる可能性もあります。
かえってマイナスになりますので、外注することもひとつの方法です。
一度利用すると、業者も会社のことを理解しますので、二回目以降の代行業務の利用も進めやすくなります。
外部へアウトソースすることで、採用業務を指示された社員にとっては、予想できない業務が降りかかってくるところをしのぐことができるわけです。
このように社内の人だけでなく、社外ともかかわりを持つことで、少しでも希望に沿う形で進めることができます。
事例を作り次の活動に備える
実施される採用活動について、実施した内容を自分なりに文章にしてまとめておき、次回に参照できるようにしておくとよいでしょう。
次に同じような業務が発生した場合でもその業務をスムーズに進めることもできます。
このことは採用だけでなく、他の一般的な業務にいえることでしょう。
このように中小企業の場合、割ける人員や予算にもどうしても限度がありますが、
その限られた時間や予算の中でそれらを有効に活用し、成果を出していくことは可能です。
自分なりのやり方を見出すことで、次から同様の仕事が生じても時間や労力を費やすことなく進めることができるようになります。
採用ついては、弊社ホームページ『採用支援』のページをご参照ください。
まとめ
小さな会社では、専門の採用担当がおりません。ほかの業務に携わっている社員が兼務することになります。
担当者の業務量を考えた場合、コストはかかりますが、外部の力を利用するという方法があります。
どれが良くてどれが悪いというわけではありません。
社内で総合的に判断することが大切です。