社員の人たちは、基本的に上司の指示に基づいて、日々の仕事をしております。
中には、自分の仕事をしている最中に、突然上司から他の仕事の指示をされることもあります。
部下の人は、自分で計画を立てて仕事を進めております。
しかし、新たな仕事が加わると、せっかく立てた計画が無駄になってしまうこともあります。
もう一度計画を立て直すか、あるいは、急に指示があった仕事を先に済ませ、その後中断した自分の仕事を進めることになります。当然残業になります。
自分の仕事が急ぎでなければよいのですが、その仕事が急ぎであり、しかも上司から新たに指示された仕事も急ぎの仕事となると、本人としては、たまりません。
思わず文句の一つも言いたくなるでしょう。
部下の人たちは日々の仕事で手一杯です。
もちろん、部下の人たちすべてがそういうわけではありません。
人によっては仕事に余裕があり、他の社員と世間話をしている人もいるかもしれません。
逆にそのように手持無沙汰の社員がいるのであれば、部署内の業務の見直しをしなければならないでしょう。
組織の中では、多くの社員がそれなりに自分の仕事をこなしており、忙しくしています。
また、中小企業では、一人ひとりに任される仕事は異なりますので、時間的に余裕のある人に仕事を依頼しようとしても、その人の担当外の仕事であるということもありえます。
なぜか、昔から忙しい人ほど仕事が回ってくるようになっているようです。
忙しい人も自分の仕事のやり方に工夫を加え、時間を確保してもらいたいものですが、忙しいと、なかなか工夫をする時間がありません。
従来のやり方で進める方が楽なので、どうしても、忙しい時に業務のやり方を変えることに躊躇してしまいます。
上司の人は、部下がどのような仕事をしているのか、ある程度は理解していますが、詳細までは分かっていない人もそれなりにおります。
管理職によっては、部下が何をしているのかほとんど把握していない人さえいます。
そのような中で、部下に新しい仕事を依頼しても、嫌がられるだけです。
やはり、業務を平準化させるためにも、業務の透明化が必要となります。
仕事の分担をはっきりさせても、部下の人たちの力量によっては、同じ仕事でもこなす時間もそれにとりかかる業務量も異なってきます。
管理職にとって、部下の人たちが行う日常業務の進み具合を把握することとも、大切な仕事の一つです。
ではどのようにするのでしょうか。
定期的に会議を開き、業務の報告を受けたり、業務ごとにスケジュールを管理したり、など様々なことが考えられます。
ただ、それだけでは十分とは言えないでしょう。
部下の業務の内容や進捗度合が分かったら、次に、業務そのものに一定のルールを作ります。
そして、それぞれの仕事を私物化させないようにします。
つまり、その人でないとわからないという形にしてしまうと、進捗管理が難しくなります。
ファイルを共有化し、ファイルで仕事してもらうようにします。
担当者の頭の中にだけあると、進捗がわかりませんし、急に休んでしまったら、その業務がだれもサポートできなくなります。
そのように共有化することで、進み具合もわかるようになるのです。
