社員の人たちが行っている日常の業務は、平準化され、業務の流れが一定であると思われるかもしれません。
でも必ずしもそうとは限りません。
中には、日によって忙しさが異なる人もおれば、年中忙しそうにしている人もおります。
部署内における業務量の変化
そして、ある時期になると、忙しさが一瞬止まることがあります。
それとは逆に、比較的業務に余裕のある人が、突然忙しくなってしまうこともあります。
これは、扱っている仕事の内容によって、そのようなことが生じる人がいるのです。
部署の特殊性だけでなく、会社を取り巻く環境によっても、会社の中で働く人たちの仕事に変化が生じ、
忙しくなったり、時間に余裕ができたりするのです。
外部要因によって、業務量に大きく変化することは、やむを得ないでしょう。
そうはいっても、業務量の変化をそのままにしておくことはできません。
業務量の変化への対応として、一般的に考えられる対応は、他部署からの応援です。
比較的業務が、わかりやすい内容の仕事であれば、有効な対応でしょう。
それでも、人によっては、なんで自分がよその部署の仕事を行うのか、といった反発を招く可能性もあります。
そうなると、かえって逆効果です。
やはり、自部署での対応ということになるでしょう。もちろん、一時的に派遣社員やアルバイトなどの人にお願いすることもできると思います。
しかし、予算のコストとなる可能性もあり、充分な検討が必要です。
何かの要因で業務量が増え、残業となった場合、当然ですが、
法的には時間外手当を支給します。これは、従業員とすれば、至極当然のこととして受け入れます。
従って、残業代を支払って、業務を完結させることも選択肢のひとつです。
しかし、最近では、プライベートを充実させるので、残業はしたくないという人もいるでしょう。
残業拒否に対して、昔は会社の指示に従ったものだ、と批判しても仕方ありません。世の中の趨勢がそのように変化しているのです。
そのような意味でも、会社も同じように変化していかなければなりません。
（社員の仕事に対する責任感の向上については、弊社ブログ『社員が仕事の責任感を向上させ目標を達成する』ご参照ください。）
業務量の変化への対応
では、こうした外部環境の変化による業務量の増加に対し、どのようにして対応するのでしょうか。
一般的かもしれませんが、フレックスタイム制度を導入したり、変形労働時間制を導入したりするという方法があります。
もうすでにある程度の企業で導入しておりますし、関連法規も導入しやすいように、改正がなされております。比較的導入しやすい上に、現実的でしょう。
労働時間を管理した適切な業務の管理が求められます。
（労働時間の管理については、弊社ブログ『労働時間の管理と業務の生産性』をご参照ください。）
その他、在宅勤務を導入し、通勤時間をなくし、労働に集中できるということがあります。
しかし、これには、IT関連などのインフラを整備しなければなりません。
この方法は、事務部門などは効果的でしょう。
しかし、物を動かしたり、製造したりするような現場には、導入が難しいと思われます。
この外部環境の急変による、突発的な業務量の増加への、その他の方法として、当該部署のみ一時的な手当の支給という方法もあります。
あまり高額にはできませんが、それなりに検討してもよいかと思います。
今後も働いてほしい人たちに、無理難題を依頼し、退職されてはたまりません。このように事前に手を打つことで、最悪の事態は避けるようにしたいと思います。
今後も働いてほしい人たちに、無理難題を依頼し、退職されてはたまりません。このように事前に手を打つことで、最悪の事態は避けるようにしたいと思います。
いずれにしても、勤務条件を調整し、労働環境を整えることにより、採用にも有利に働きます。優秀な人にはぜひ入社してもらいたいものです。
（優秀な人材の確保については、弊社ブログ『優秀な人材を確保し組織を維持する』をご参照ください。）
少しでも何かしらの対応を先回りして行うことで、緊急の事態に対応することができるのです。
様々な方法が考えられ、その中には、自社で対応できそうな手段もあることでしょう。
まとめ
外部環境の変化により、部署内で急に業務量が増加するということは、よくあります。
部署内での適切な対応が求められます。
近年では、残業は嫌がられますので、過渡的な業務量の増加への対応は、他部署からの応援など考えられます。
事前に対応を検討しておくことで、いざというときに対処できる体制を整える必要があります。
