有効に機能する組織を作り会社目標を達成する

ご存じのように会社には様々な部署があります。社員数が多くなればなるほど部署が細分化され、部署の数も増加し、より専門的になっていきます。

そして同じ部署でも人によって担当する業務が違ってくるので、同じ部署内でもほかの人がなにをやっているのかわからないということも生じてくるのです。

 

次第に会社が組織化され、社員の人たちの業務もマニュアル化され、それに沿って仕事を進めるようになります。

人数の少ない企業であれば、個人にゆだねられる部分も多いのですが、会社の規模が大きくなると、業務も定型化されます。

規模の大きい企業では、管理職も一般職の人たちも、それぞれ人事異動で他部署に異動しますので、マニュアルに基づく仕事を行うことは大切になってくるのです。

 

このように業務が定型化されていくと、人事異動もスムーズに行われます。その上で業務の合理化を進め、組織の体質を強化していくことができるようになるのです。

 

ところで中小企業の場合はどうでしょうか。

中小企業はそのようにはいきません。社員個人によるところが大きく、しかも、それぞれの業務に関して、経験者を外部から採用します。

その採用された人はかつて在籍した会社における過去の経験に基づいて業務を処理しますので、ある意味入社した会社のやり方というよりも、別会社のやり方で仕事を進めるということが言えるかと思います。

 

したがって、その会社の業務マニュアルに基づく業務の遂行ではなく、個人の経験則に基づく業務の実施ですので、根本から異なります。

もちろん、前任者からやり方を教えてもらったり、同じ部署の人から聞いたりするということはあるでしょう。

特に若い社員であれば、会社のやり方を覚えて早く一人前になってほしいと望むものです。

 

でもある程度の経験のある中堅どころの社員や管理職の場合、そうではありません。

経営側では、仕事の進め方にしても、従来の手法を変えて、新しく合理的な進め方に変えることを期待しているのです。

 

それはそれで大変良いことではありますが、業務の進め方が統一しておらず、それぞれの部署で異なってしまいます。これではなかなか業務の組織化が進みません。

 

その人が退職してしまうとその部署ではほかにできる人がおらず、業務が滞ってしまうということになってしまいます。

また、その人が他部署に異動すると仕事も一緒に動いてしまうなどということにもなりかねません。

このように仕事が個人について回ってしまうようになっていくのです。

 

ですから、会社としてそれぞれの部署で、例外的なものは別として、日常業務を定型化し、仕事が個人についてまわるようなことを次第にしなくすることも大切なのです。

 

また、会社が、世の中の情勢に応じて大きく方向転換をしようとしたときに、会社組織が即座に対応できるよう、組織を強化しておくことは大切です。

そのためにも業務を定型化させ、仕事が個人について回らないようにしておくことです。

 

会社の組織が小さいうちは、管理職の人も実務をとりながら、管理職の仕事をしており、部署内を細かいところまで目がいきますが、少し大きくなり、管理職の人の目が届きにくくなると、仕事が「個人の所有物」なってしまいます。

そして、これは私の仕事ではないとえり好みをするようになります。

 

中には管理職が部下の仕事をわかっていないということもあるのです。

したがって部下に気を使い、管理職も部下にあまり強くものをいうことができず、部下は勝手気ままに仕事をしてしまうということにもなってしまいます。それが実態なのです。

 

そうしたことも含めて変革できるよう部署を統括する管理職に期待したいところですね。

 

ところで、会社の目標を達成させるためには、組織が有効に機能するような仕組みを作る必要があります。

それには、いろいろ方法があると思いますが、部署内で業務が共有できる仕組みを作ることも大切です。

そうすることで部署内での合理化や会社の方向転換を図ることがしやすくなります。

 

そのためには、まず日常業務を定型化し、ファイリングを徹底化することで、業務の可視化を図ります。

 

こうすることで、誰かが急に休んでもほかの人で対応できるようになり、お客様や他部署の社員に迷惑をかけることもなくなります。

本来の業務を部署内で共有化し、さらに部署の目標を共有化して、部署の社員の意識を高めていきます。

そして、それぞれの部署の目標を達成することで会社目標に到達することができるようになるのです。

おすすめの記事